Tugas Tugas Sekretaris

Tugas Tugas Sekretaris

Tugas Tugas Sekretaris - Sejauh mana beban pekerjaan sekretaris dengan resmi bergantung pada job atau wewenang yang didapatkan oleh pimpinannya. Dalam proses satu hari – hari pekerjaan itu juga akan berkembang serta beberapa hal – hal yang sama-sama berkaitan. Seseorang sekretaris mesti dapat menjalankannya dengan beragam ketrampilan, baik tehnis ataupun non tehnis. Umpamanya : seseorang sekretaris buat surat, serta agar bisa membuat rencana surat yang baik seseorang sekretaris mesti tahu juga mengenai pengaturan bhs yang baik, surat yang baik itu bagaimana, kertas yang baik untuk menulis surat, dan pengetahuan serta langkah menjalankan mesin tulis atau computer. 

Peran Sekretaris

Mengenai pekerjaan – pekerjaan sekretaris bisa digolongkan dalam empat aktivitas, diantaranya : 

a. Pekerjaan teratur yakni pekerjaan yg tidak membutuhkan perintah spesial, perhatian spesial atau pengawasan spesial. 

Misalnya : pekerjaan pengurusan surat, terima tamu, tata kearsipan, buat jadwal kerja pimpinan, serta terima telepon. 

b. Pekerjaan spesial yakni pekerjaan yang membutuhkan perintah atau kadang-kadang pimpinan inginkan sekretaris memakai pertimbangan serta pengalaman sekretaris untuk merampungkannya. 

Misalnya : buat kesepakatan, kirim faximile. 

c. Pekerjaan yang berbentuk kreatif yakni pekerjaan yang datang dari gagasan sekretaris tersebut. Umumnya hal – hal yang dikerjakan sekretaris yaitu pekerjaan yang mendukung atau mensupport kerja pimpinan dalam merampungkan pekerjaan. 

Ciri – ciri orang yang kreatif, yakni : kelincahan mental, fleksibilitas rencanatual, lebih sukai hal – hal yang sifatnya kompleks dari pada sederhana, serta cakap dalam beberapa hal. Untuk jadi kreatif jadi butuh membuat kompetensi – kompetensi yang dibutuhkan, mencakup : intellectual capital, social capital, serta spiritual capital. Ke-3 kompetensi itu dalam implementasinya diwujudkan dengan belajar, berteman, serta beramal. Kekuatan intelektual juga akan terjadi lewat sistem pendidikan resmi serta non resmi dibarengi dengan kekuatan dan tekad untuk belajar, mambaca, mencari tahu, serta lakukan analisa. Kekuatan sosial menyangkut kekuatan melalukan rekanan, melindungi jati diri, performance, kekuatan komunikasi, lakukan sosialisasi dalam pergaulan, serta lakukan tujuan dan integrasi di lingkungan di manapun ia ada. Social capital dalam pengembangan karier memberi peran yang paling utama. Kekuatan spiritual menyangkut ketahanan mental spiritual yang dibuat lewat pendidikan mental kepribadian budi pekerti serta agama. 

d. Pekerjaan untuk lakukan hubungan serta hubungan kerja yakni pekerjaan yang terkait dengan manusia, yang didalamnya mencakup : pekerjaan teratur, spesial, ataupun pekerjaan kreatif. 

Misalnya : 

· Dengan dunia luar, bermakna dari pihak – pihak luar kantor. Sekretaris yaitu perpanjangan tangan dari atasannya serta jadi satu – satunya kontak person yang menginginkan dihubungi oleh orang dengan perusahaan atau atasan. Kadang-kadang terkait dengan luar menyangkut hubungan yang teratur, namun dapatlah hubungan itu beresiko pada pengembangan organisasi serta demikian sebaliknya. 

Aktivitas – aktivitas itu meliputi 

1. Bertelepon. 

Langkah menelpon begitu beragam serta berkembang dengan menambahnya jam terbang. Tehnik serta tata langkah bertelepon juga memberi imajinasi atau deskripsi kepribadian yang bertelepon bakhan kepribadian atasan atau style organisasi perusahaan yang digerakkan. Sekretaris yang baik juga akan berupaya menghadirkan sikap yang mengasyikkan serta tidak terburu – buru dalam bicara di telepon. 

Norma umum dalam bertelepon, diantaranya : 

a. Angkatlah pesawat selekasnya sesudah telepon berdering, janganlah lebih dari 3x. 

b. Katakan salam (selamat siang, malam, atau pagi), serta berikan jati diri diri (nama sisi atau perusahaan), dan hindari kata hallo. 

c. Berbicaralah dengan suara atau intonasi yang baik, dan volume nada yang tidaklah terlalu keras (menarik). 

d. Jika salah sambung, berlakulah sopan serta perlihatkan yang benar jika ketahui alamat atau nomor pesawat yang dituju. 

e. Janganlah menempatkan pesawat telepon sebelumnya orang yang bertelepon menempatkan pesawat telepon terlebih dulu. 

2. Reception. 

Prinsip basic dalam menggerakkan pekerjaan jadi reception yaitu menghormati tiap-tiap tamu yanga datang di kantor serta sikap membantu. Bertanya serta mencatat nama perusahaan dan maksud kehadiran. Sesaat orang memiliki pendapat kalau umumnya reputasi perusahaan tumbuh dengan bagaimana beberapa pegawainya melayani beberapa tamunya. Jadi receptionis, baik itu dikerjakan oleh sekretaris ataupun satpam (sisi depan) mesti peka, yakni mesti pintar bicara supaya tamu yang datang tidak tersinggung perasaannya. Selain itu harus juga sopan serta penuh pertimbangan (tahu keperluan tamu). Janganlah lupa perlihatkan sikap baik serta bersahabat waktu berjumpa dengan kenalan baru. 

3. Korespondensi. 

Surat – menyurat dari atau ke atasan adalah tanggung jawab seseorang sekretaris. Ada surat yang perlu ditulis dengan ciri khas sesuai sama kepribadian atasan serta ada surat yang yang disebut hasil korespondensi yang berkelanjutan, hingga butuh dikilas balik riwayatnya atau sebatas balasan surat dari yang di terima terlebih dulu. Sekretaris dituntut dapat membuatnya dengan akurat serta berkwalitas. Aspek terutama dalam surat, di samping pemakaian bentuk surat, type kertas atau sampul yaitu penggunaan kata serta penyusunnya yang anggota kejelasan pada penerima surat, di smaping itu surat mesti di buat jadi alat penyampaian pesan yang berkepribadian. 

4. Reservation. 

Sisi beda pekerjaan sekretaris yaitu mengatur perjalanan, makan siang atau malam, hotel, rapat, pembawa acara, dsb. Pekerjaan itu mesti siap dikerjakannya setiap waktu bahkan juga pada detik – detik paling akhir karna senantiasa ada peluang yg tidak terduga, seperti : tamu yang datang dengan tiba – tiba, tidak berhasil penuhi janji, serta rapat mendadak. 

5. Service kilat. 

Service untuk surat atau paket adalah sisi masalah sekretaris. Hal itu jadikan sekretaris mesti terkait dengan beberapa kurir. 

· Pekerjaan didalam organisasi yang paling penting yaitu hubungan sekretaris dengan atasannya serta pekerjaannya. Bagaimana buat pekerjaan sang atasan lebih gampang serta efisien. Peran yang perlu yaitu peranan sekretaris jadi buffer yakni menggantikan pekerjaan – pekerjaan kecil menanggulangi interupsi, hingga atasan bisa berprestasi maksimum. Aktivitas sekretaris dalam organisasi, diantaranya : 

1. Kalender atasan. 

Sekretaris mesti dapat buat jadwal kerja atasan yang gampang di baca. Ada saatnya sekretaris mengingatkan acara atasan bilamana butuh. Monitor pada kalender atasan bisa membantunya dalam pemakaian saat yang paling maksimum. 

2. Dictation (dekte). 

Kekuatan sekretaris dalam menulis cepat (stenografi) begitu perlu untuk pekerjaan dictaction, meskipun sistem dekte bisa dikerjakan dengan perlengkapan yang mutakhir. 

3. Mengolah persiapan perjalanan pimpinan 

Sekretaris mesti menyiapkan kepentingan – kepentingan perjalanan dinas pimpinan. Dia mesti ketahui problem – problem yang juga akan dikerjakan atau perundingan dengan beberapa petinggi atau lembaga yang dituju. Karenanya, sekretaris mesti menyiapkan warkat – warkat, ketentuan, maupun berkas – berkas beda yang dibutuhkan, yang terkait dengan problem yang juga akan dikerjakan lewat perjalanan dians itu. Terkait dengan pekerjaan itu, sebagian langkah yang perlu ditangani, diantaranya : mengurusi pembelian ticket, mengurusi pengantaran ke stasiun atau air port, pemesanan hotel, mengurusi pembiayaan perjalanan, serta beda – beda. 

4. Tampilan kantor. 

Tampilan umum kantor serta atasan yaitu ikatan yang melukiskan bagaimana perusahaan menggerakkan bisnisnya. Kantor yang berantakan mencerminkan service yang seirama. Sekretaris berkewajiban untuk meningkatkan tempat kerja yang rapi, efektif, aktif namun teratasi, dan berikan sentuhan – sentuhan pribadi, hingga tamu terasa diperlakukan dengan personal. 

5. Pekerjaan teratur. 

Aspek gawat dalam kantor yaitu merampungkan pekerjaan pada saatnya. Hal semacam ini menuntut rencana, penjadwalan, serta pengawasan jadwal yang baik. Sekretaris butuh memerhatikan aktivitas atasan dengan cermat supaya efisiensi serta dampaktivitas tetaplah terjaga 

6. Buat laporan 

Kadang-kadang pekerjaan sekretaris terkait dengan penelitian. Dari penelitian lalu ia mesti buat referensi atau laporan untuk dapat di baca atau di setujui untuk aksi –tindakan spesifik. Pembuatan laporan tidak terbatas pada penelitian saja, namun juga untuk laporan tahunan, laporan rapat, laporan produksi, serta beda – beda. 

7. Rapat (meeting). 

Sekretaris butuh tahu bagaimana menyiapkan penyelenggaraan rapat dari mulai persiapan, pembuatan undangan, penyusunan fisik rapat, persiapan agenda serta laporan. Sekretaris juga butuh tahu bagaimana menyiapkan pimpinannya untuk memimpin atau menghadiri satu rapat atau pertemuan yang lain. 

8. Pengarsipan. 

File (arsip) umumnya berupa salinan atau asli dari surat masuk, keluar, memo, yang berisi mencakup : catatan yang hidup tentang hubungan – hubungan, kesepakatan – kesepakatan dengan pihak beda. Supaya memiliki kemampuan hukum serta nilai manfaat, jadi mesti mengupayakan system filling, hingga tiap-tiap data bisa diketemukan kurun waktu relatif singkat. 

Supaya pekerjaan – pekerjaan bisa dikerjakan dengan baik, jadi sekretaris mesti menyebutkan kesediaan serta tunjukkan rasa senang untuk lakukan penugasan itu. Banyak pekerjaan kesekretarisan yg tidak bisa dikerjakan dengan baik tidak ada pengetahuan yang ideal.